Data Pelanggan yang wajib disimpan :
Mencakup Data Client
1. Holding perusahaan
2. Nama perusahaan
3.Brand perusahaan
4. Data identitas pelanggan (PIC)
5. Data kontak
6. Data transaksi
7. Data layanan
8. Data akun dan administrasi
9. riwayat interaksi dan keluhan

Proses update data pelanggan dilakukan secara berkala melalui koordinasi dengan para Perusahaan dan tim internal. Perubahan data seperti PIC, nomor kontak, alamat, layanan yang digunakan, penambahan cabang, masa kontrak, serta keluhan pelanggan dicatat dan diperbarui pada sistem CRM setelah diverifikasi kebenarannya. Setiap hasil kunjungan, follow up, meeting, dan aktivitas pelanggan juga didokumentasikan untuk menjaga akurasi data dan memudahkan monitoring layanan.Mengumpulkan informasi terbaru dari pelanggan, dan Melakukan pengecekan berkala untuk memastikan data tetap akurat.

Proses follow up pelanggan aktif dilakukan secara berkala melalui WhatsApp, email, atau kunjungan langsung untuk memastikan layanan berjalan dengan baik. Aktivitas yang dilakukan meliputi pengecekan kepuasan pelanggan, menindaklanjuti keluhan, memantau kualitas layanan, menginformasikan masa berlaku kontrak, serta menawarkan pengembangan layanan sesuai kebutuhan pelanggan, dan menanyakan apakah akan ada cabang baru yang akan dibuka. Seluruh hasil follow up didokumentasikan ke dalam sistem CRM sebagai bahan monitoring dan evaluasi. serta menyusun action plan untuk peningkatan kualitas layanan.

Proses renewal kontrak dimulai dengan melakukan monitoring masa berlaku kontrak pelanggan, kemudian menghubungi pelanggan sebelum kontrak berakhir untuk melakukan evaluasi layanan dan mendiskusikan kebutuhan ke depanya. Setelah mendapatkan persetujuan yang pas, dilakukan koordinasi dengan tim internal terkait penawaran, administrasi, dan pembuatan dokumen perpanjangan kontrak. Setelah kontrak diperbarui, data pelanggan dan periode kontrak terbaru diinput ke sistem CRM.

Penanganan komplain pelanggan dilakukan dengan menenangkan pelanggan, lalu menerima dan mencatat keluhan pelanggan, mengidentifikasi akar permasalahan, kemudian mengoordinasikannya dengan tim terkait untuk proses penyelesaian. Selama proses berlangsung, pelanggan diberikan informasi perkembangan secara berkala hingga masalah terselesaikan. Setelah selesai, konfirmasi kepada pelanggan dan seluruh riwayat penanganan didokumentasikan ke dalam sistem CRM sebagai bahan evaluasi dan peningkatan layanan.

Proses upgrade layanan pelanggan dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan dan potensi pengembangan layanan pelanggan, kemudian menawarkan solusi yang sesuai. Setelah pelanggan menyetujui, dilakukan koordinasi dengan tim terkait untuk pengecekan kelayakan, pembuatan penawaran, proses implementasi, serta pembaruan data layanan dan kontrak pada sistem CRM.

Kendala terbesar saat ini adalah menjaga data pelanggan agar selalu akurat dan terbaru, serta melakukan monitoring kontrak, aktivasi data pelanggan, keluhan, dan tindak lanjut pelanggan secara konsisten karena jumlah pelanggan yang cukup banyak dan kebutuhan setiap pelanggan yang berbeda.