Invoice diterima dari vendor melalui email atau dokumen fisik dan WA Finance vendor, kemudian diperiksa kelengkapan dan kesesuaiannya dengan PO atau dokumen pendukung lainnya. Setelah diverifikasi, invoice dicatat dalam spreadsheet List Vendor dan Jurnal agar diproses untuk pembayaran sesuai jatuh tempo.

1. Untuk invoice diemail atau dokumen fisik dan WA kami cocokan dulu nominal, jatuh tempo pembayaran dan norek pembayaran dengan spreadsheet list vendor, jika sudah sesuai nominal dan norek kami ganti ke list vendor agar saat jadwal payment sesuai

Untuk pembayaran vendor sekarang menggunakan Kopra Mandiri, jadi kami input manual 1 1 untuk vendor yang akan jatuh tempo. Setelah kami submit nominal, nama rekening atau VA pembayaran sudah sesuai, lanjut klik submit dan menunggu Approval dari atasan yaitu Pak Fajar

Untuk hutang usaha yang kami terima dari email ataupun WA biasanya kami list sesuai JT, Nominal dan No Rekening di List Outstanding yang ada di WA Group Finance. Setelah itu kami submit juga di Jurnal tetapi open expense sesuai Tanggal Jatuh Tempo.

Untuk pembayaran vendor, kita submit di Kopra Mandiri. Masukan no id atau no rekening pembayaran lalu kita isi nominal atau jika sudah auto muncul nominal kita cocokan di spreadsheet list vendor apakah sudah sesuai atau belum. Jika sudah sesuai klik submit dan menunggu Approval dari Pak Fajar.
Untuk selanjutnya kalau sudah diapproved, kita bisa download bukti bayarnya di Kopra Mandiri lalu bisa diJurnal untuk pembukuannya.

Laporan AP yang dibutuhkan adalah daftar hutang yang masih outstanding, hutang yang akan jatuh tempo, dan rekap pembayaran ke vendor.

Kendala terbesar AP saat ini adalah memastikan semua tagihan vendor diterima dengan dokumen yang lengkap dan dapat dibayar tepat waktu sesuai jadwal jadi tidak ada outstanding pembayaran.